Mathias Sylvan guidar: hur kommuner kan optimera sina stängda räkenskaper genom upphandling
Att låta professionella analytiker söka efter avvikelser i stängda räkenskaper är numera lika vanligt i kommuner och regioner som i stora privata företag. Men det finns många saker att tänka på innan man väljer leverantör och påbörjar analysen, säger Mathias Sylvan, jurist och expert på upphandlingar. Viktigast av allt är att först och främst kvalitetssäkra upphandlingen.
Att Mathias Sylvan talar sig varm för kvalitetssäkra upphandlingar är naturligt. Han är trots allt såväl upphandlingsjurist i Lidingö stad som konsult i en egen rörelse.
Min uppfattning är att en upphandling bör vara annonserad och konkurrensutsatt enligt lagen om offentlig upphandling (LOU), säger han.
Med det i ryggen ska inte en kommun tveka för att testa. Det finns egentligen ingenting att förlora. Gör analytikerna ett bra arbete tillförs ju kommunen både pengar och ny värdefull kompetens. Och legio i branschen är att analysföretagens ersättning består av en procentandel av de medel man lyckas återföra till kommunen. Hittar man inget, får man heller inget betalt.
Precis som vid alla större upphandlingar finns det ett flertal punkter som bör bockas av innan underlaget till upphandlingen är klar.
Här följer Mathias Sylvans råd till de kommuner som funderar – eller funderat – på att söka efter avvikelser i sina stängda räkenskaper.
Ta flera referenser. Svenska kommuner lever i stort i samma verklighet. Hör med flera som genomfört en analys om hur projektet utvecklades.
Hur ser analysföretagens arbetsmetoder ut? Vilka parametrar ska utvärderas? Hur arbetar man för att hitta avvikelserna?
Vem eller vilka analytiker kommer att ansvara för uppdraget? Se till att få en presentation av deras bakgrund, kompetens och erfarenhet samt exempel på tidigare uppdragsgivare där de haft huvudansvaret för slutresultatet.
Hur kontrollerar analysföretaget den data som indikerar för avvikelser? Tar analytikerna stickprov eller görs en komplett manuell genomgång av samtliga avvikelser?
Vilka mervärden kan analysföretaget erbjuda? Kompetensöverföring? Test av system, process er och rutiner? Övrigt?
Vilken inverkan kommer analytikernas arbete ha på det vardagliga arbetet på ekonomiavdelningen?
Hur ser provisionen från analysföretagen ut? Det finns en relation mellan tid och resultat. Ju längre och noggrannare man letar, desto mer hittar man. Det kan bli till fördel för båda parter.
Var vaksam om offerten för det framtida arbetet är uppseendeväckande lågt. Stäm av att anbudet omfattar samtliga kriterier som specificerades i upphandlingsunderlaget. Finns det tillägg och klausuler som kan innebära att ersättningen höjs?
Christopher Solberg, sälj- och marknadsansvarig
Vill du veta mer om vad ett projekt med oss skulle innebära för er? Vilket värde vi tillför, förutom återfört kapital från analysen?
Kontakta mig så berättar jag mer!
