Aktiviteten på ekonomiavdelningen i kommunhuset i Mönsterås i östra Småland sjöd av liv under inledningen av verksamhetsåret 2018, precis som alltid under årets första månader. Bokslutet för föregående år var reviderat och klart i mitten av mars och nu väntade en ny erfarenhet för många av kommunens ekonomer. Refero revision var på väg att när som helst hugga tag i de tre senaste årens räkenskaper.

En ny approach till ekonomisk analys

Spänningen var där, men det fanns ingen dramatik, berättar Victoria Schön Månsson, som vid den tiden var ekonomichef i kommunen. Samarbetet med Refero handlade inte om en revision i någon egentlig mening. Här var uppgiften att genomföra en analys för att fingranska kommunens utbetalningar samt att studera hur vi hade hanterat momsfrågorna under perioden 2015–2017.

Bakom kulisserna: analytiska verktyg och metoder

Lars Fyhr är VD för Refero, ett företag han var med och grundade 2005 och som snabbt utvecklades till det ledande företaget på en mycket nischad marknad.

Svenska företag, regioner och kommuner genomför miljontals transaktioner varje månad. Även om 99,9 procent sker problemfritt finns där en liten felmarginal, som tyvärr kan leda till en förlust av stora summor, berättar han. Revisionsarbetet inom Refero bygger på att vi sätter de absolut bästa digitala verktygen i händerna på de mest kunniga, erfarna och nyfikna analytikerna.

Men det är långt ifrån bara pengarna vi är ute efter att återföra till uppdragsgivare, en annan sida av myntet är att kunna föreslå förbättringsåtgärder. Genom analysen av verksamheten och dess kapitalflöden upptäcker och definierar vi även risker i arbetssätt och processer, vilka vi gemensamt kan åtgärda.

Att utmana invanda arbetsmetoder

Victoria Schön Månsson kom i kontakt med Refero första gången på KOMMEK i Malmö, där Lars Fyhr var på plats och informerade om Referos tjänster.

Jag hade några tämligen nyanställda ekonomer på min avdelning och allt som oftast blev det givande interna diskussioner om varför vissa arbetsmoment gjordes på ena eller andra sättet, berättar Victoria. Väl tillbaka i Mönsterås läste jag på ytterligare om Referos sätt att arbeta. Eftersom det fanns en uttalad vilja på avdelningen att testa våra invanda arbetssätt tyckte jag att som alternativ till en utbildningsdag för samtliga medarbetare låta Refero genomföra en analys, för att bland annat analysera samtliga våra utbetalningar.

Analysen i praktiken: utförande och resultat

Efter att bokslutet för 2017 var klart och reviderat var det dags för Peter Larsson, en av Referos analytiker, att inleda arbetet. Data för de stängda boksluten laddades ned från kommunens affärssystem och behandlades av Referos dataavdelning i Stockholm. För att revidera tre års kapitalflöden använde Refero sina egenutvecklade algoritmer som passerade varenda enskild post i leverantörsreskontrat. I nästa skede sammanställdes de så att Peter Larsson kunde göra en handpåläggning och analysera varenda avvikelse.

Den sista delen i uppdraget var att Refero fysiskt såg till att återföra pengarna där de hörde hemma, i Mönsterås kommun.

För Mönsterås del landade summan på cirka 2 300 000 kronor, avslutar Peter Larsson.

Mönsterås kommun med sina närmare 13 500 invånare är en kustkommun med skärgård. Här finns sex tätorter: Mönsterås, Blomstermåla, Ålem, Timmernab- ben, Fliseryd och Oknö. De två vattendragen Alsterån och Emån går igenom kommunen vilket skapar speciellt goda naturmiljöer.

Inom Mönsterås kommun fanns en uttalad vilja att testa invanda arbetssätt

En ny approach till ekonomisk analys

Bakom kulisserna: analytiska verktyg och metoder

Att utmana invanda arbetsmetoder

Analysen i praktiken: utförande och resultat

Styrkan i projektrapporten: att driva tillväxt och effektivitet

Upphandling inom offentlig sektor i Sverige: Process, tips och risker