Upphandling inom offentlig sektor i Sverige: Process, tips och risker
Sverige har strikta regler för upphandling inom offentlig sektor för att säkerställa att inköp görs på ett öppet, rättvist och effektivt sätt. Det finns olika typer av upphandlingar beroende på vad inköpet gäller och hur stort belopp det handlar om. Mindre inköp kan göras direkt medan större inköp måste genomföras genom en formell upphandlingsprocess. Det finns även möjlighet att genomföra förhandlingar med leverantörer under vissa förutsättningar.
Hur en upphandlingsprocess ser ut
En formell upphandlingsprocess inom offentlig sektor innebär vanligtvis följande steg:
Utarbetande av en inköpsbeskrivning: Det här är en detaljerad beskrivning av vad som ska köpas in, inklusive krav på kvalitet, prestanda och andra specifikationer.
Publicering av upphandlingen: Upphandlingen ska publiceras på en offentlig upphandlingsplattform, så att alla intresserade leverantörer kan se den och lämna in anbud.
Anbudsgivning: Leverantörer lämnar in sina anbud och eventuellt kompletterande dokument som krävs.
Bedömning av anbuden: De som publicerat upphandlingen granskar och bedömer anbuden och väljer ut vilka som är kvalificerade att gå vidare i processen.
Förhandlingar: Inköpsorganisationen får förhandla med de leverantörer som är kvalificerade om det finns möjlighet till det.
Val av leverantör: Inköpsorganisationen väljer leverantören som har lämnat det mest förmånliga anbudet. Leverantören ska sedan skriva ett avtal med inköpsorganisationen.
Uppföljning och avslut: Inköpsorganisationen ska följa upp leveransen och avsluta upphandlingen när allt är klart.
Tips för en lyckad upphandling
Här är några tips på hur man kan lyckas med en upphandling inom offentlig sektor:
Var tydlig med vad som krävs: Det är viktigt att vara tydlig med vad som krävs i inköpsbeskrivningen så att leverantörerna kan lämna in anbud som är relevanta och kvalificerade.
Gör en noggrann marknadsundersökning: Det är viktigt att undersöka marknaden för att få en bättre förståelse för vilka leverantörer som finns och vad som finns tillgängligt.
Var öppen för förhandling: Det är viktigt att vara öppen för förhandlingar med leverantörerna, eftersom det kan leda till mer förmånliga anbud och avtal.
Var konsekvent och rättvis: Var konsekvent i bedömningen av anbuden och säkerställ att alla anbud bedöms på samma sätt för att säkerställa rättvisa.
Var förberedd på efterlevnad: Säkerställ att du har rätt mekanismer på plats för att hålla koll på leverantörens efterlevnad av avtalet.
Var kommunikativ: Var alltid kommunikativ med leverantören och säkerställ att båda parter är på samma sida, det kan förebygga problem och missförstånd.
Var flexibel: Var beredd att göra justeringar och ändringar under upphandlingen om det visar sig att det behövs, det kan bidra till att skapa en mer långsiktigt hållbar relation med leverantören.
Följ lagar och regler: Se till att följa alla lagar och regler som gäller för offentlig upphandling i Sverige, detta är viktigt för att undvika eventuella konsekvenser och problem.
Nackdelar och risker med att endast upphandla för lägstapris
Att endast kolla på lägsta pris vid upphandling inom offentlig sektor kan medföra en rad risker. Här är några exempel:
Kvalitet: Leverantören kan ha sänkt priset genom att skära ner på kvaliteten på produkten eller tjänsten. Detta kan innebära att det man köper inte möter de krav och förväntningar som ställts upp i inköpsbeskrivningen.
Leveranssäkerhet: Leverantören kan ha sänkt priset genom att öka risken för leveransproblem eller förseningar. Detta kan påverka verksamhetens driftsäkerhet och orsaka kostnader och problem för inköpsorganisationen.
Miljö och hållbarhet: Leverantören kan ha sänkt priset genom att inte följa miljö- och hållbarhetskrav. Detta kan innebära att inköpsorganisationen bryter mot lagar och regler och kan orsaka problem för miljön och hållbarheten.
Leverantörsval: Endast fokusera på lägsta pris kan leda till att man väljer en leverantör som inte har den kompetens och erfarenhet som krävs för att leverera en bra produkt eller tjänst.
Samhällsekonomiska kostnader: Lägsta pris kan leda till att man väljer en leverantör som använder sig av dåliga arbetsförhållanden eller inte betalar skatt, det kan medföra samhällsekonomiska kostnader.
Det är viktigt att notera att lägsta pris inte alltid är det mest förmånliga alternativet, det är viktigt att ta hänsyn till flera faktorer som kvalitet, leveranssäkerhet, miljö och hållbarhet, leverantörsval och samhällsekonomiska kostnader vid valet av leverantör.
Christopher Solberg, sälj- och marknadsansvarig
Vill du veta mer om vad ett projekt med oss skulle innebära för er? Vilket värde vi tillför, förutom återfört kapital från analysen?
Kontakta mig så berättar jag mer!
