För Mörbylånga kommun stod momsfrågor i första rummet
Ett antal ekonomichefer i Smålands östra kommuner har ett nätverk och träffas med jämna mellanrum för att utbyta erfarenheter och idéer.
Det var så vi fick tips om att kontakta Refero så jag ringde och bokade ett möte, berättar Anette Flink, dåvarande redovisningsekonom i Mörbylånga kommun. Några månader senare var vi i full gång med arbetet.
Inledning av samarbetet med Refero
Samarbetet med Refero blev början till ett fördjupat lärande. Som en erfaren redovisningsekonom var Anette Flink klippt och skuren för att ta rollen som intern projektledare. Hos Refero var Jenny Ripäng analytiker. Samarbetet inleddes i mars 2019 med att Refero hämtade all nödvändig data från kommunen och avslutades med en avrapportering ett år senare, i mars 2020.
Överföringen av data avsåg i huvudsak reskontra i kommunens ekonomisystem, förklarar Jenny Ripäng. I analysarbetet använder vi oss också av existerande avtal och all annan information som kan ge vägledning om medel som kan återföras till kommunen.
Arbetet med momsfrågor och kompetensöverföring
För Mörbylångas del var det framför allt momsfrågor som stod i första rummet.
Självklart var ju alla typer av avvikelser av intresse, men just momsen var en angelägenhet inte bara för oss på ekonomiavdelningen, berättar Anette Flink.
Hon fortsätter: För att effektivisera arbetet ville vi få alla som har ett ansvar i momsfrågor att vara med i arbetet. Som ekonomer sitter vi ju sist i kön och för att eliminera eventuella felaktigheter involverade vi även administratörerna, som konterar inkommande fakturor och i nästa steg följde samtliga chefer, som attesterar.
Effekterna av det förändrade arbetssättet
Vårt arbete fungerar i mångt och mycket som en kompetensöverföring, förklarar Jenny Ripäng.
Våra kunder är professionella och duktiga i sitt arbete, men regelverken inom redovisning ändras ständigt. Till skillnad från medarbetarna på en ekonomiavdelning, som har många olika arbetsuppgifter, kan vi på Refero fokusera på en enda sak – att hitta avvikelser.
En tydlig förändring på ekonomiavdelningen var att samtalen mellan medarbetarna blev både fler och tydligare, berättar Anette Flink. Det var en naturlig följd av att vårt arbetssätt successivt förändrades, allt efter att rutiner och processer särskådades. En annan förbättring var att ekonomiavdelningen i mycket större omfattning än tidigare inledde dialoger med leverantörer. Det gällde framför allt hur fakturorna som ställdes till kommunen var utformade.
I de fall vi hittade felaktigheter eller kunde reda ut ett problem innan fakturan kom in i vårt system ledde det till stora fördelar för båda parter. Nu har vi kommit mycket närmare våra leverantörer och att såväl vi som de gör rätt från första början har sparat både tid och pengar, säger hon glatt.
Vid avrapporteringen kunde Refero redovisa att knappt 2 900 000 kronor hade återförts till Mörbylånga kommun.
Pengarna är förstås mycket viktiga, säger Anette Flink. Men den lärande process vi genomgick under det år vi samarbetade är också lönsam för kommunen. Och hela projektet kunde genomförs på distans, vilket visade sig vara effektivt. Faktum är att vi två som var projektledare aldrig träffades personligen, i stället kommunicerade vi via mejl och telefon.
Snart kommer ett kvitto på vad det till viss del förändrade arbetssättet på ekonomiavdelningen givit för resultat.
Under första halvåret i år kommer vi i gång med ett nytt samarbete. Den här gången gäller det två år, 2019 och 2020, avslutar Anette Flink.
Mörbylånga kommun på södra Öland är en tillväxtkommun med lite drygt 15 000 invånare. Här kombinerar du den lilla kommunens fördelar med det korta avståndet till stadslivet i Kalmar. Här finns närheten till havet, naturen och kulturen och inom kommunen ryms Världsarvet Södra Ölands odlings- landskap.
Christopher Solberg, sälj- och marknadschef
Vill er verksamhet ha ett kvitto på ert arbete, kontrollera att momsen stämmer och få underlag att utvecklas ytterligare?
Kontakta mig så berättar jag mer.
