Det är lönsamt att ha kontroll på avtal och inköp

27 sep.

Själva idén med ett avtal är att det ska hållas. Tyvärr är verkligheten inte alltid så, säger Ayla Earey, avtals- controller på Refero revision.

Att skydda mot oväntade avvikelser

Det kan vara lätt att luta sig tillbaka i god tro om att eftersom verksamheten har avtal med sina leverantörer finns också ett skydd mot oväntade avvikelser.

Det går aldrig att fullt ut gardera sig mot misstag och missförstånd i en leverantörsrelation, säger Ayla Earey. Men det går att minimera risken väsentligt genom att kontinuerligt följa upp.

Vikten av att analysera avtal på djupet

Till att börja med är det viktigt att veta hur leverantörerna mår. Ofta kan tillståndet se bra ut vid en översiktlig kontroll. Men om analysen går på djupet, dvs ner på artikelnivå, kan bilden bli annorlunda. Det är först då vi kan se hur efterlevnaden fungerar i befintliga avtal.

På djupet kan vi exempelvis upptäcka om leverantören har flera prisnivåer per artikel, förklarar Ayla Earey. Det är inte helt ovanligt att priset på en och samma artikel kan variera månad för månad trots avtalat pris.

Vanliga avvikelser och hur man undviker dem

Andra icke ovanliga avvikelser är att efter en central upphandling är det ofta ett flertal beställare som senare genomför inköpen. Det händer tyvärr ibland att avtalade rabatter helt plötsligt ”ramlar” bort eller att fraktpriserna varierar stort mellan likartade leveranser. Sådant syns inte alltid tydligt för den som attesterar fakturorna. Orsaken är många gånger ett för stort internt avstånd mellan det gällande avtalet å ena sidan och de vardagliga rutinerna å den andra – med kontering, attest och redovisning som i större verksamheter ofta sker på flera händer.

Generellt kan sägas att analyser av detta slag görs alldeles för sällan i såväl svenska företag som regioner och kommuner, konstaterar Ayla Earey.