Vi önskar få läsrättighet till ert ekonomisystem och på så sätt kan vi hämta erforderligt material om något skulle saknas eller behöva titta på. Ni utser en kontaktperson som hjälper oss med själva inloggningen samt beskriver rutiner med mera. Det brukar vara en ekonom på förvaltningen, en redovisningsansvarig, den som redovisar moms eller en systemekonom.

Här lägger er kontaktperson ner ca 1 h och det sker i uppstarten.

Vi önskar helst tre inloggningar till ekonomisystemet för att kunna ta ut data för perioden och för att kunna se fakturabilder, leta korrigeringar etc.

De tre inloggningarna kommer att användas av:

• Vår IT-specialist - som tar ut data.

• Vår projektledare/analytiker - som kommer följa flödet på fakturanivå

• Vår avtalscontroller som följer flödet kopplat till risk- och prisvariationer.

Nu kommer en av våra analytiker/projektledare genomföra analysen internt hos oss. Våra analytiker har mellan 13 - 18 års erfarenhet av detta arbete. Vi använder oss även av Ronnie Peterson som har arbetat med kommuner och regioner under många år, bland annat som SKRs skattesakkunnige. Han har även arbetat på uppdrag av Finansdepartementet, kopplat till just kommunkontosystemet. Ronnie har över 45 års erfarenhet inom skatt och moms.

När ni samarbetar med Refero kan ni, när som helst, kontakta Ronnie i frågor som rör moms och skatt. Ibland krävs det utredning kring någon investering eller annat, då kan Ronnie ta det uppdraget. Det fina med Ronnie är att han nästan alltid svarar direkt och han är nästan alltid tillgänglig. Han är en bra resurs för er och så klart även för oss.

När vi är klara med vår analys då vill vi presentera resultatet, hur vi gått till väga, beskriva hur vi säkerställt att allt är i sin ordning samt våra förslag på korrigeringar. Vid detta möte, som med fördel kan hållas via webb i dessa tider, är det bra om beslutsfattare och kontaktperson deltar, d v s räkna med 1 h x 2 personer.

Ni behöver inte förbereda er nämnvärt. Vi sköter allt.

Vi modererar mötet och presenterar sammanställningar och ni godkänner, i de flesta fall vid sittande möte. Ibland vill man kolla något lite extra, men i de flesta fall får vi godkännande att skapa rättningsdokument och kontakta tredje part på direkten.

I själva korrespondensfasen är det vår analytiker som sköter det, om inte ni önskar annorlunda.

Är det korrigeringar kring moms och skatt är Ronnie Peterson som är kontaktperson gentemot SKV. Viktigt att veta är att ni inte behöver ställa ut en fullmakt. Vi anser inte heller att ni ska det eftersom ni ska äga frågan. I den här fasen behöver ni inte lägga ner tid utan kommer få beslut presenterat under gång. Skatteverket kommer att avisera er och ni sänder detta vidare till oss. Om det kommer en förfrågan från Skatteverket angående inskickad korrigering så svarar Ronnie på den.

Vår projektrapport är den sista fasen i projektet. Här rekommenderar vi att ni bjuder in de som är intresserade av inköp, ekonomi, moms, kvalitet, upphandling m.fl.

Helt enkelt alla som är nyfikna på att få en berättelse kring er verksamhet, de ni gör affärer med, vilka risker och möjligheter vi sett under vår analys. Framför allt ger vår projektrapport er ett bra och tydligt beslutsunderlag för förbättringsåtgärder.

Dessutom får ni en bekräftelse på att ni är duktiga, för det kommer vi kunna bevisa!